Qué informes mirar de verdad y cuáles ignorar

Rotación: qué se mueve y qué está muerto

Es el informe más útil y el menos consultado. Ordena tus artículos por unidades vendidas en un periodo y mira los dos extremos. Arriba está lo que nunca puedes tener agotado. Abajo está el dinero que tienes parado.

El dato que de verdad importa no es cuántas unidades vendiste, sino cuánto capital tienes inmovilizado en lo que no se mueve. Diez artículos caros parados pesan más que doscientos baratos, y son los primeros que hay que liquidar.

• Top de rotación: nunca dejar que se agote.
• Cola de rotación ordenada por capital, no por unidades.
• Artículos sin venta en seis meses, que son candidatos a liquidación.
• Rotación por familia, para ver qué sección merece más espacio.

Margen por familia: dónde ganas de verdad

La facturación engaña. Una familia puede ser la que más vende y la que menos aporta, y otra puede ser discreta en volumen y sostener el negocio. Lo único que revela eso es el margen por familia, y necesita que los precios de coste estén bien metidos.

Este informe suele producir sorpresas incómodas y útiles: descubrir que la sección a la que dedicas medio escaparate deja menos que la esquina que tienes olvidada cambia decisiones de espacio, de compra y de promoción.

Ventas por hora y por día: para qué sirve de verdad

No sirve para saber cuándo vendes más, que ya lo sabes. Sirve para decidir horarios y personal. Si el 40 % de tu facturación entra entre las 18 y las 20, ahí es donde no puedes estar solo en el mostrador.

También sirve para cuestionar el horario. Muchos comercios abren por la mañana por costumbre y descubren, mirando el dato, que las tres primeras horas aportan un porcentaje mínimo que no cubre ni el coste de tener a alguien ahí.

Ranking de clientes: el 20 % que sostiene la tienda

Si trabajas con clientes identificados, este informe te dice quiénes son las personas que sostienen tu negocio. Suele ser un grupo más pequeño de lo que uno imagina.

Con esa lista puedes hacer cosas concretas: avisar de novedades a quien compra esa marca, preparar una preventa de rebajas para el club, o saber a quién echas de menos si lleva tres meses sin aparecer. Para las comunicaciones comerciales necesitas su consentimiento; el programa te deja registrarlo.

Los informes que no cambian nada

Hay métricas que se miran mucho y no llevan a ninguna decisión: la facturación acumulada del año sin comparativa, el número total de tickets sin cruzarlo con nada, o los gráficos bonitos de evolución sin desglose.

La prueba para saber si un informe merece tu tiempo es sencilla: pregúntate qué harías distinto según lo que salga. Si la respuesta es «nada», no vuelvas a abrirlo.