Clientes que pagan a fin de mes: cómo llevarlo sin perder dinero

Albarán en lugar de ticket

El cliente con cuenta abierta no quiere pagar cada vez: quiere llevarse el material y que a fin de mes le llegue una factura con todo. Eso significa que cada operación genera un albarán, no un ticket, y que el cobro se produce después.

Llevado en papel funciona hasta que se pierde un albarán, y siempre se pierde alguno. Cada albarán perdido es dinero regalado, y además genera discusiones incómodas con un cliente al que quieres conservar.

• Albarán por operación, con firma si tu operativa lo requiere.
• Agrupación en factura mensual con todos los del periodo.
• Saldo por cliente siempre visible.
• Consulta de qué se llevó y cuándo, que resuelve la mayoría de discrepancias.

Tarifas: el profesional no paga precio de mostrador

Un fontanero que te compra a diario espera un precio distinto del particular que entra una vez al año. Lo habitual es una tarifa con descuento por familia, o un porcentaje sobre el precio de mostrador.

Tenerlo en la ficha del cliente evita dos problemas: que el dependiente tenga que acordarse del descuento de cada uno, y que ese descuento se aplique por simpatía a quien no le corresponde. También te permite ver el margen real por cliente, que a veces revela que el que más compra no es el que más deja.

Límite de riesgo: el número que evita el disgusto

Un cliente que acumula seis meses de albaranes sin pagar no aparece de golpe: se ve venir. Lo que hace falta es mirar, y para mirar hace falta que el dato esté.

Fijar un límite de riesgo por cliente, y que el programa avise al superarlo, convierte una conversación difícil de tener en una conversación fácil de tener a tiempo. Es mucho más cómodo decir «te has puesto en el límite» a los 800 euros que reclamar 4.000 seis meses después.

• Límite por cliente, ajustado a lo que puedes permitirte perder.
• Aviso al superarlo, visible para quien atiende.
• Antigüedad de la deuda, no solo el importe total.
• Histórico de pago: quién cumple y quién siempre se retrasa.

Cuando hay que reclamar

Si llega el caso, tener la documentación en orden lo cambia todo: albaranes con fecha y detalle, facturas emitidas y registro de los pagos parciales. Un cliente que no paga y sabe que tienes todo documentado suele pagar antes que uno que intuye que llevas las cuentas de memoria.

Las vías de reclamación y los plazos aplicables dependen de tu caso y de la cuantía. Antes de dar nada por perdido o de emprender acciones, habla con tu asesor: hay procedimientos pensados para importes pequeños que mucha gente desconoce.