Software TPV para Papelerías. Septiembre no se parece a ningún otro mes.

La campaña de vuelta al cole es un negocio dentro del negocio

Entre finales de agosto y mediados de septiembre, una papelería de barrio concentra una parte enorme de su facturación anual. Colas largas, tickets con veinte líneas y padres con la lista del colegio en la mano.

Lo que decide si esa campaña sale bien o mal no es el margen: es la preparación. Tener cargadas las listas de material de los colegios de la zona convierte una venta de veinte minutos en una de tres, y esa diferencia multiplicada por cientos de familias es toda la campaña.

• Listas de material por colegio y curso guardadas como conjunto, para servirlas de una vez en lugar de artículo por artículo.
• Presupuesto previo. El padre pide precio con la lista, se lo das por escrito y vuelve a recogerlo.
• Encargo de lo que falta, con aviso cuando llega, en lugar de perder la venta.
• Reposición diaria en campaña. En septiembre el stock mínimo semanal no sirve: hay que mirar a diario qué se está agotando.

El resto del año son tickets pequeños y muchas referencias

Fuera de campaña, la papelería vive de tickets de uno a cinco euros: un bolígrafo, un sobre, una cartulina. Con ese ticket medio, cada segundo de más en caja se paga caro, y etiquetar individualmente un bolígrafo de 0,60 € no compensa.

La solución práctica es mixta: código de barras en lo que lo trae de fábrica, que en papelería es mucho, y venta rápida por familia y precio para lo suelto y lo pequeño.

• Botones de acceso rápido para lo que más se vende y no está etiquetado.
• Artículos genéricos por precio para el material suelto de céntimos.
• Lector de código de barras para todo lo que ya viene con EAN, que en material de oficina es la mayoría.

Fotocopias, plastificados y encuadernación: el margen escondido

Los servicios de reprografía suelen ser el producto de mayor margen de una papelería y el peor controlado. Se cobran a ojo, no se registran como línea y a final de año nadie sabe cuánto han supuesto.

Dados de alta como artículos de servicio con su precio por unidad, empiezas a ver el dato. Muchas papelerías descubren que la fotocopiadora aporta más margen que media tienda.

• Servicios como artículo sin stock: copia en blanco y negro, color, plastificado, encuadernado, impresión desde memoria.
• Precio por tramos. Las primeras diez copias a un precio y a partir de cien, otro.
• Cuenta de cliente para la gestoría o la academia del barrio que copia todos los meses y paga a fin de mes.

Libro de texto: encargos, reservas y devolución al distribuidor

Si trabajas libro de texto, la operativa se parece más a una librería que a una papelería. Se reserva por familia antes del verano, se pide al distribuidor, llega en tandas y lo que no se vende se devuelve.

Necesitas saber en todo momento qué está reservado y a nombre de quién, qué ha llegado y qué queda pendiente de devolver. Un libro devuelto fuera de plazo es margen perdido directamente.