Cómo cambiar de programa TPV sin perder los datos

Qué se traslada y qué se queda

Antes de nada, ajusta expectativas. Lo que se migra bien es el catálogo (artículos, precios, costes, códigos de barras, familias), el stock actual, la ficha de clientes y la de proveedores. Eso es lo que representa meses de trabajo y lo que de verdad importa.

Lo que casi nunca se migra es el histórico de ventas ticket a ticket, porque cada programa lo estructura a su manera. Y ojo: tienes obligaciones de conservación de esa documentación, así que no puedes borrar el sistema antiguo. Consulta con tu asesor cuánto tiempo debes conservarlo y en qué forma.

• Sí se migra: artículos, precios, costes, códigos, familias, stock, clientes y proveedores.
• Suele migrarse: saldos de clientes y vales pendientes, con trabajo manual.
• Rara vez se migra: el histórico de tickets y las estadísticas.
• Nunca borres el sistema antiguo hasta tener claro tu plazo de conservación.

Lo primero es comprobar que puedes exportar

Esta es la pregunta que hay que hacerse antes que ninguna otra, y la que casi nadie hace al contratar un programa: ¿puedo sacar mis datos?

Si tu programa actual permite exportar a Excel o CSV, la migración es un trabajo de horas. Si no lo permite, las opciones son teclear de nuevo, pagar a alguien para que extraiga los datos de la base o quedarte donde estás. Comprueba esto antes de comprometerte con el programa nuevo.

El momento del año importa

Migrar en plena campaña es buscarse un problema. El momento ideal es un periodo de poco movimiento y, si es posible, justo después de un inventario, porque así el stock que cargas en el sistema nuevo es real y no arrastras errores viejos.

En moda, después de rebajas. En juguetería, febrero. En papelería, mayo o junio, nunca agosto. En hostelería y alimentación, evita vísperas de fiestas. La regla general es: el mes en que menos facturas es el mes en que hay que migrar.

Convivencia: no apagues lo viejo el primer día

Lo sensato es tener los dos sistemas disponibles unos días. Empiezas a facturar con el nuevo y mantienes el antiguo accesible para consultar histórico, resolver una devolución de una venta anterior o comprobar un dato.

Y prueba con ventas reales antes del día del cambio: haz cinco tickets de prueba, una devolución, un cierre de caja y comprueba que la impresora saca el ticket como debe. Descubrir que el ticket sale mal configurado con la tienda llena es evitable dedicando media hora antes.

• Inventario antes de migrar, para cargar stock real.
• Prueba completa: ventas, devolución, cierre e impresión.
• Convivencia unos días con el sistema antiguo accesible.
• Copia de seguridad de los datos antiguos antes de tocar nada.