Empieza por vender, no por el catálogo perfecto
El planteamiento que falla es: «cuando tenga todo el catálogo metido, empiezo a usar el programa». Nunca llega ese momento, porque siempre hay artículos, y a las tres semanas se vuelve a la caja de siempre.
El planteamiento que funciona es al revés: empieza a cobrar desde el primer día con lo que más vendes dado de alta, y ve incorporando el resto según entra mercancía o según se vende. En dos meses tienes el catálogo completo y además está limpio, porque solo has metido lo que de verdad se mueve.
- Semana uno: las cincuenta referencias que más vendes, y a cobrar.
- Después: da de alta cada artículo cuando llegue en un albarán o cuando alguien lo pida.
- Lo que no se vende en seis meses, probablemente no merecía estar en el catálogo.
- Nunca pares la caja para meter fichas.
Si tienes un Excel, no teclees
La mayoría de comercios tienen ya alguna lista: un Excel del proveedor, un listado del programa anterior o la tarifa del mayorista en formato digital. Todo eso se importa.
Lo que hace falta es ordenar las columnas antes de importar: referencia, descripción, precio de coste, precio de venta, familia, proveedor y código de barras si lo hay. Media hora ordenando el Excel ahorra tres días de teclear.
Familias: pocas, claras y pensadas para buscar
El error clásico es montar un árbol de familias de cinco niveles con doscientas ramas. Nadie lo mantiene y nadie encuentra nada.
Las familias deben responder a cómo busca tu dependiente y cómo pregunta tu cliente, no a cómo está organizado el catálogo del proveedor. Entre diez y veinte familias de primer nivel es suficiente para casi cualquier tienda, con subfamilias solo donde de verdad haga falta.
Y piensa que las familias son la base de todos tus informes: si las montas bien, sabrás qué sección te da margen. Si las montas mal, tus informes no dirán nada útil.
Qué campos rellenar de verdad al principio
No todos los campos hacen falta desde el día uno. Los imprescindibles son descripción, precio de venta, precio de coste, familia y código de barras si el artículo lo trae. Con eso ya cobras, controlas stock y sabes tu margen.
El resto (proveedor, ubicación, stock mínimo, temporada, composición) se va rellenando después, y cada uno desbloquea un informe. Rellenar el precio de coste desde el principio, eso sí, es innegociable: sin él no hay margen y sin margen no hay decisiones.
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