Copias de seguridad del TPV: la media hora que te salva el negocio

Qué hay dentro de la base de datos que no quieres perder

Cuando la gente piensa en perder datos piensa en las ventas. Pero lo que más cuesta reconstruir no es eso: es el catálogo. Miles de referencias con sus precios, costes, códigos de barras, familias y proveedores, que representan meses de trabajo acumulado.

Después vienen los clientes con su histórico, los vales vivos, los encargos pendientes y las cuentas de los profesionales que te deben dinero. Perder eso no es un contratiempo: puede ser el final del negocio.

• El catálogo, que es lo más caro de reconstruir.
• Clientes y su histórico, incluidos vales y bonos pendientes.
• Ventas y tickets, con las implicaciones fiscales de su conservación.
• Encargos y cuentas abiertas, que son dinero pendiente de cobrar.

La regla de las tres copias, adaptada a una tienda

La práctica habitual en informática es tener tres copias, en dos soportes distintos, con una fuera del local. En una tienda eso se traduce en algo muy sencillo y barato.

Una copia automática diaria en el propio equipo, otra en un disco externo o unidad de red, y una tercera fuera del establecimiento, ya sea un disco que te llevas a casa o una carpeta sincronizada en la nube. El motivo de la de fuera no es el fallo del disco: es el incendio, la inundación y el robo, que se llevan el ordenador y el disco externo que estaba al lado.

• Diaria y automática: si depende de que alguien se acuerde, no se hace.
• Al menos una copia fuera del local.
• Varias generaciones, no solo la última: si el fallo lleva días, la copia de ayer también está mal.
• Comprobar que se están haciendo, mirando fecha y tamaño de vez en cuando.

La copia que no se ha restaurado nunca no cuenta

Este es el punto donde falla casi todo el mundo. Las copias se hacen durante dos años, llega el día malo, se intenta restaurar y la copia está incompleta, corrupta o es de una versión que ya no sirve.

Una vez al año, restaura la copia en otro equipo y comprueba que abre y que están los datos. Media hora al año. Es la diferencia entre tener copias de seguridad y creer que las tienes.

Datos personales: dónde está la copia también importa

Tu base de datos contiene datos personales de clientes, y en algunos sectores información sensible. Eso significa que la copia también hay que protegerla: un disco externo con los datos de tus clientes perdido en el metro es una brecha de seguridad.

Conviene que las copias estén cifradas o guardadas en lugar seguro, y tener claro cuánto tiempo conservas cada cosa. Los plazos de conservación y las medidas que te corresponden dependen de tu caso: háblalo con tu asesor.